ORGANIZZIAMOCI E PIANIFICHIAMO CON MICROSOFT PLANNER DI OFFICE 365

ORGANIZZIAMOCI E PIANIFICHIAMO CON MICROSOFT PLANNER DI OFFICE 365

In tutto questo marasma digitale, anche Microsoft ha pensato bene di indossare un abito nuovo, sicuramente più fresco ed aggiornato, passando da Office 365 a Microsoft 365.

Ma cosa è cambiato? In realtà sarebbe meglio parlare di implementazione piuttosto che di cambiamento, in quanto Microsoft 365 include tutto ciò che Office 365 offriva.

Il nuovo nome riflette maggiormente la gamma di funzionalità e vantaggi degli abbonamenti, per andare incontro alle esigenze delle persone e delle aziende.

L’obiettivo principale rimane sempre quello di aumentare la produttività con innovative app di Office, i servizi cloud, e la sicurezza migliorata ed avanzata.

Quest’oggi ci soffermiamo su Planner, un organizer per il lavoro in gruppo, con una interfaccia intuitiva e visivamente semplice, per la serie “less is more”.

Inutile, infatti giocare su arricchimenti grafici molto belli esteticamente ma poco funzionali che fanno quasi perdere il focus principale, e questa sembra essere una tendenza accolta da quasi tutte le aziende specialmente negli ultimi periodi, caratteristica che troviamo in tante altre applicazioni ed interfacce.

Il mondo del digitale, di internet, dei social, si apre ad un pubblico sempre più ampio, non omogeneo e dove la forbice anagrafica è molto ampia. Gli utenti spesso non hanno quasi per nulla competenze pregresse nell’utilizzo di computer, smartphone e strumenti tecnologici, ed anche se sembra assurdo nel 2021 è la pura realtà.

Insieme a questo c’è da dire che tantissime aziende non si sono ancora digitalizzate, ancorandosi a sistemi di lavoro obsoleti che presto, anzi prestissimo spariranno.

Noi da tecnici ma ancor prima da amanti ed appassionati del tecnologico, cerchiamo di fare capire sia ai nostri clienti che a tutti coloro che si rivolgono a noi per le consulenze, che aggiornarsi ed utilizzare i migliori mezzi per velocizzare le operazioni e facilitarsi la vita lavorativa, è il presente e non più il futuro. Siamo già nel futuro!!!

Questo è uno dei motivi per i quali la semplicità e la facilità di utilizzo sono diventate un comune denominatore per tutto ciò che riguarda le applicazioni, i software, ed in generale tutti gli strumenti informatici.

Fatto questo breve ma necessario inciso, entriamo adesso nel vivo di questo articolo, e vediamo cosa si può fare con il Planner di Microsoft 365.

Partiamo dall’inizio.

Cos’è Planner? È un’applicazione di pianificazione disponibile sulla piattaforma Microsoft 365, e serve ad organizzare i flussi di lavoro ed a condividerli con il gruppo.

Planner consente agli utenti ed ai team di creare piani, assemblare ed assegnare attività, ricevere aggiornamenti sui progressi sulla piattaforma Office 365. Ogni nuovo piano creato in Planner crea automaticamente un nuovo gruppo in Office 365. L’applicazione è disponibile per abbonamenti Premium, aziendali e educativi.

Creare bacheche Kanban che usano schede delle attività in programma, arricchite con elementi quali scadenze, file, elenchi di controllo, etichette e molto altro, principalmente per tenere d’occhio lo stato di avanzamento dei lavori, il tutto nel cloud Microsoft.

Per utilizzarlo non serve avere esperienza, infatti in pochi minuti si possono creare le bacheche Kanban, senza l’aiuto di esperti. Sul sito ufficiale Microsoft nella sezione dedicata al Planner, sono presenti anche dei menù molto chiari ed esplicativi sul suo utilizzo passo dopo passo. Meno tempo per le ricerche più concentrarsi sul lavoro.

Office365_planner

Adesso un elenco dettagliato di ciò che trovi nelle due sezioni Piani ed Attività.

Sezione Piani:

  • Accedere a Microsoft Planner
  • creare un piano
  • creare contenitori per organizzare le attività
  • aggiungere persone al piano
  • copiare un piano
  • contrassegnare un piano come preferito
  • eliminare un piano o una attività

Sezione Attività:

  • aggiungere attività ad un piano
  • aggiungere le date di inizio e scadenza di una attività
  • assegnare priorità alle attività,
  • assegnare persone alle attività,
  • allegare file, foto o collegamenti utili,
  • impostare un’immagine di anteprima
  • contrassegnare le attività con etichette
  • creare una copia delle attività
  • aggiungere elenchi di controllo

Molto interessante è la sezione che ti mostra automaticamente lo stato delle attività tramite grafici a barre o a torta, senza alcuna necessità di configurazione, quindi tutto molto semplice e rapido.

Ancora più interessante è la gestione in Teams, con il quale Planner forma una super squadra in quanto si possono combinare anche le attività di To Do e associare i compiti dei gruppi e personali con strumenti di collaborazione avanzati.

Planner, facendo parte di Microsoft 365 è sicuro e permette di lavorare ovunque tu sia. Se hai a disposizione un pc apri Planner da task.office.com, altrimenti aggiorna le attività dai dispositivi mobili senza alcun problema.

Noi abbiamo provato diversi strumenti per la condivisione ed organizzazione dei flussi di lavoro ma troviamo Planner semplice, intelligente, veloce e sicuro (bastano come motivazioni?).

Per quanto ci riguarda preferiamo utilizzare applicazioni che si integrano perfettamente con tutto ciò che il colosso Microsoft mette a disposizione per le aziende e che probabilmente anche tu hai già a disposizione ma, forse, nemmeno lo sai!wink

Credit Images: Microsoft.com

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